Bilan de ces 5 semaines

Ce stage a été pour moi une expérience enrichissante. Il m’a vraiment montré en quoi consistait le métier d’assistante. En faisant le tour de différents services comme la logistique ou encore au service juridique, j’ai pu constater que la plupart des tâches étaient similaires. Il est important de bien savoir gérer son temps et les priorités. Il faut aussi toujours anticiper les besoins de son manager.

J’ai pu réutiliser mes acquis de ma première année de BTS : avec les logiciels informatique (Word, Excel). J’ai réutilisé aussi des acquis des finalités.

Grâce à ce stage j’ai maintenant une image concrète du métier d’assistante.

Le vocabulaire de l'entreprise

J’ai pu remarquer, surtout lorsque j’assistais à des réunions que le personnel de l’entreprise utilisait des abréviations spécifiques.

Quelques exemples :

PPL : Pilotage Production Logistique

VAD : Vente à distance

REASS : Réassort

REEXP : Réexpédition

FDR : Fond De Rayon

COMOP : Comité Opérationnel

CODIR : Comité Directionnel

COMEX : Comité Exécutif

DSI : Direction Service Informatique

Gerbeurs : machine pour transporter les palettes et mettre en rayon en magasin ou au dépôt.

Quelques codes utilisés pour les opérations :

PLE : plein air

JAR : jardin

DEN : Déco noël

JOU : Jouets

Troisième semaine

Mardi 7 juin en fin de matinée j'ai assisté à une réunion accompagnée de Béatrice. Comme elle savait que je n'avait jamais rédigé de compte rendu elle m'a indiqué comment prendre des notes. Cette réunion était en rapport avec celle de la semaine dernière, il était donc plus facile pour moi de suivre et de comprendre. J'ai donc pris des notes. J'ai rédigé le compte rendu avec l'aide de Béatrice. Nous avons mis nos note en commun et je me suis rendue compte que malgré ce que j'avais cru, j'avais noté un bon nombre d'éléments important.
L'après midi je suis allée au service Juridique avec Natacha, l'assistante de Mr Pinthon. J'ai remarqué que les rapports avec son manager sont similaires avec ceux de Delphine et Mr Miranes. Elle m'a présenté la fonction du service. J'ai trouvé les tâches de ce service très intéressantes. Je n'ai pas pu en effectuer moi même car je n'y ait pas passé assez de temps. La semaine prochaine je dois y retourner une journée pour y travailler.

Autres tâches : j'ai rédigé une lettre de refus de paiement d'une facture. Comme tous les jours j'actualise les bases de donnée des transporteurs, enregistrer les factures et le tableau convertisseur de monnaie. Je m'occupe aussi du courrier.

Deuxième semaine

Du lundi 30 mai au vendredi 3 juin

Mon stage se passe toujours aussi bien. Mardi, Mr Creunet m'a proposé d'assister à une réunion. J'y ais donc participé. Même si c'était assez difficile pour moi de tout comprendre (à cause des termes utilisés que je n'assimilais pas toujours) j'ai trouvé cela très intéressant.

J'ai géré avec ma tutrice Delphine les congés du personnel. J'ai aussi rédigé un e-mail concernant les commandes de fournitures qui à été diffusé à plusieurs services.

Il arrive souvent que Delphine doive louer des voitures pour les déplacements des managers. Pour cela on fait toujours appel à la même agence. Lorsque la voiture est amenée à l'entreprise, je vérifie l'état de celle ci avec l'aide de ma tutrice (jauge d'essence, propreté, si elle est abîmée...).

Lorsque Delphine devait s'absenter, je m'occupais des appels téléphoniques.

Première semaine

Du lundi 23 au vendredi 27 mai

Pour que je puisse travailler en autonomie, je dispose d'un ordinateur et on m'a créé un session intranet personnelle. Grâce à cela, je peux effectuer toute sorte de tâches. Durant ma première semaine, j'ai saisis les notes de frais des différents managers sur le logiciel de l'entreprise "Notilus". J'ai aussi effectué par téléphone des réservations de vols d'avion pour les voyages à Paris de M. Miranes, le manager de Delphine. Pour lui faciliter son séjour j'ai recherché sur internet les itinéraires de ses rendez vous afin de lui indiquer les lignes de métro ou de RER à prendre. J'ai aussi réservé des hôtels. 

J'ai aussi fait beaucoup de mise à jour de bases de données avec le logiciel Excel. J'ai donc pu réutiliser les fonctionnalités acquise en BTS. La base de données que je doit régulièrement mettre à jour est les tableau des transporteurs, car l'entreprise ne travaille pas qu'avec une seule société, mais un grand nombre. Je dois donc dès l'arrivée d'un nouveau fax de renseignement d'une société de transporteur actualiser ce tableau. Il y a aussi un tableau convertisseur de monnaie euro, dollar et cny (monnaie chinoise) que je met à jour tous les matins. Ce tableau est utile au manager M. Djavadi qui se trouve en Asie, et qui lui permet de voir l'évolution constante de la monnaie.

Premières impressions

Lors de mon arrivée je me suis rendue dans le bureau de ma tutrice Delphine que j'avais déjà rencontrée lors de mon premier stage. Elle le partage avec sa collègue Laetitia, assistante elle aussi. Comme je ne connaissais pas vraiment le fonctionnement de l'entreprise, Delphine me fait faire le tour des différents services en me présentant brièvement les différentes fonctions de chacun. Tous étaient très accueillants.

Une fois la visite des locaux et la présentation des services terminée, nous nous mettons au travail.

D'abord j'observe les habitudes et l'organisation du travail de Delphine. Elle m'a rapidement chargée de tâches et donnée des responsabilités ce que j'ai beaucoup apprécié.

L'entreprise

L’entreprise GiFi est une Société Anonyme. Créée par Philippe Ginestet, son siège social se trouve à Villeneuve sur lot.

Les 7 univers GiFi :

• Produits saisonniers
• Ameublement de la maison
• Décoration
• Entretien et rangement
• Art de la table
• Loisirs
• Équipement de la personne
• Le concept GiFi est la vente de produits non-alimentaires premier prix regroupés en 7 univers.

Le groupe GiFi est le numéro 1 français de la distribution de produits non-alimentaires à petits prix. Actuellement, il existe 321 points de vente en Europe (France, Espagne, Italie, Belgique) dont 2 en Afrique (Côte d’Ivoire).